No atual sistema de organização e funcionamento da maioria das empresas, uma das tarefas que mais consome o tempo dos funcionários é ler e escrever e-mails. Segundo uma pesquisa realizada em 2012 pelo McKinsey Global Institute, 28% do tempo de trabalho dos profissionais é gasto processando e-mails, o que equivale a 2,6 horas!
A necessidade dos seus profissionais de se comunicarem e trocarem informações com outros funcionários dentro da empresa, clientes ou fornecedores é essencial e impossível de ser eliminada, mas é possível adotar algumas atitudes simples que podem diminuir o tempo gasto com os e-mails.
Uma das principais mudanças que podem ser implementadas no dia a dia da sua empresa para agilizar a comunicação é contar com o apoio de um software ERP aliado a um CRM. Essas ferramentas passarão a armazenar e dar acesso a informações de forma automatizada e integrada em todos os departamentos, assim seus funcionários não precisarão mais perder tempo trocando diversas mensagens entre si ou revirando arquivos de e-mail para encontrar aquele contato de cliente ou quaisquer dados que precisem.
“2,6 horas são gasta em média, por dia, somente para leitura de e-mail”
Com essa solução colocada em prática, é possível ganhar ainda mais tempo procurando ser direto e breve em seus e-mails, evitar responder mensagens desnecessárias, criar e fazer uso de modelos de e-mail com respostas prontas, além de procurar sempre arquivar e organizar todas as mensagens recebidas e enviadas em pastas por categorias para facilitar buscas futuras.
O tempo extra conquistado com essas pequenas mudanças pode ser extremamente significativo e, além de somar às horas produtivas da sua equipe, também pode ter grandes benefícios diminuindo o stress gerado por tarefas burocráticas e tornando seus profissionais mais motivados ao torná-los capazes de se dedicarem mais a tarefas mais significativas.