Obrigatória desde agosto do ano passado, a NF-e 4.0 trouxe uma quantidade significativa de alterações na emissão de notas fiscais eletrônicas que impactou desde as secretarias estaduais da Fazenda até as empresas que emitem o documento em suas operações.
As novidades estabeleceram regras diferentes do padrão usado anteriormente na NF-e 3.10. O arquivo XML da nota – o layout – passou a ser organizado de uma nova forma, e as alterações que trouxeram mais problemas para as empresas despreparadas foram as inserções de novos campos de informações, como os referentes ao FCP para operações dentro ou fora do estado e com ou sem substituição tributária, novas modalidades de frete para o Grupo X – Informações do Transporte, o inédito Grupo Rastreabilidade do Produto e, dentre outros, a forma de pagamento, que passou a prever valor de troco e a requerer as informações sobre o meio de pagamento – se foi à vista ou a prazo e se ocorreu com cartão, cheque, débito, etc.
Todas as empresas tiveram que se adaptar a esses novos padrões para continuarem aptas a emitir notas fiscais eletrônicas e, apesar do prazo fornecido, aquelas menos preparadas precisaram fazer uma grande quantidade de ajustes e atualizações em seus sistemas emissores e bases de dados para serem capazes de fornecer essas informações e estarem prontas para todas as mudanças e, para a maioria, esse foi um processo nada suave.
O segredo daquelas que se saíram melhor foi o uso de soluções tecnológicas com ferramentas capazes de fornecer controles precisos de gestão financeira, estoque, carteira de clientes e outros detalhes, como as encontradas em softwares ERP e CRM, que já possuem esses dados e muitos outros registrados de forma automática e atualizada, e por isso demandaram esforços mínimos da empresa para a adaptação à NF-e 4.0.
Mudanças como esta não são tão frequentes justamente pela grande onda de adaptações que elas implicam, no entanto, de tempos em tempos, quando as necessidades de atualizações se acumulam, o governo toma a atitude de atualizar o sistema, e todas as empresas precisam estar preparadas para isso. Então, se quiser estar sempre pronto para as mudanças sem grandes impactos, é importante ficar atento às novas soluções tecnológicas que auxiliem na gestão dos seus negócios e no controle de bancos de dados, e não esperar pela próxima alteração para se preparar.