Falar sobre prevenção contra fraudes pode parecer algo distante, que só afeta grandes corporações e multinacionais, no entanto qualquer empresa, da menor à maior, está sujeita a diversos tipos de fraudes. Dentre as fraudes mais comuns em pequenas e médias empresas estão os ataques cibernéticos, golpes em pagamento, desaparecimento de produtos no estoque e fornecimento de crédito para clientes indevidos. Além disso, fraudes ainda mais recorrentes são as que envolvem roubo ou falsificação de dados e relatórios.
Esses problemas ocorrem principalmente por três motivos: brechas na gestão, má organização de processos e carência de tecnologias e softwares adequados para armazenar os dados da empresa e controlar o acesso a eles. Sendo assim, a melhor forma para tentar evitar fraudes ao máximo é reconhecer que elas existem e procurar realizar um trabalho contínuo contra elas.
Uma das primeiras atitudes que pode ser tomada para evitar fraudes é estabelecer um comitê prevenção contra fraudes, composto por funcionários e gestores de confiança de cada área que deverão usar seus conhecimentos para criar políticas antifraude e monitorar situações. Realizar auditorias internas e conhecer e treinar bem os seus funcionários também são ações essenciais para evitar fraudes.
Além dessas ações, uma das melhores formas de evitar fraudes possíveis é investindo em tecnologia. Com a ajuda de um sistema ERP como o Easy ERP, por exemplo, seus processos internos se tornarão informatizados e automatizados, o que reduz a necessidade de interferência humana neles e, consequentemente, a possibilidade de uma fraude acontecer. Além disso, o ERP permite o fácil monitoramento de todas as tarefas e fornece total controle sobre permissões de acesso ao sistema e a informações, permitindo que sua gestão trabalhe de forma mais integrada e informada.
A prevenção contra fraudes é um trabalho que deve ser realizado constantemente e, com a informatização dos processos e usando a tecnologia sempre a seu favor, é muito mais fácil monitorar as situações, reconhecer brechas e tomar decisões preventivas antes mesmo de qualquer fraude acontecer.