Realizar reuniões é uma prática óbvia diante da necessidade de resolver um assunto em grupo. No entanto, reuniões podem ser um grande ponto fraco em seu negócio.
Em primeiro lugar, é preciso ter sempre em mente que, ao realizar uma reunião, você está interrompendo a sua produção e a de seus funcionários e, portanto, essa reunião está custando dinheiro. Por isso, é importante fazer a si mesmo uma série de perguntas antes de convocar uma reunião, como: o tema da reunião é direto, claro e objetivo para todos os envolvidos? As pessoas que estão sendo convocadas são apenas aquelas indispensáveis para discutir o assunto? Poderemos sair da reunião com uma resposta decisiva para o problema? Os convocados terão tempo hábil para se prepararem e pensarem no assunto antes da reunião?
Caso a resposta para qualquer dessas perguntas seja não, a melhor alternativa é cancelar a sua reunião, porque os envolvidos estão certamente fadados a perder o foco do problema, desviar do assunto ou não dar qualquer contribuição realmente útil.
Além disso, outra pergunta importante é: o assunto que será discutido na reunião pode ser resolvido através de outro meio de comunicação? Por exemplo, enviando um e-mail, uma mensagem, ou fazendo alguns telefonemas? Para esta pergunta, se a resposta for sim, é melhor optar por falar diretamente com as pessoas envolvidas na questão. Dessa forma, você evita qualquer enrolação, economizando o tempo de todos e o dinheiro do seu negócio.